Mediante el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR, publicado el 28 de agosto de 2007, El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (en adelante “MTPE”) ha establecido diversas disposiciones relativas al uso del documento denominado “Planilla Electrónica” (en adelante “PE”), a través de medios electrónicos que, entre otras finalidades, reemplazará a las planillas llevadas a través de los medios convencionales y cuya recepción será encargada a la SUNAT.

A manera de resumen, les detallamos los aspectos más relevantes de este dispositivo:

I. Definiciones:

En el presente rubro, señalaremos las siguientes precisiones más importantes:

Empleador: Toda persona natural, empresa unipersonal, persona jurídica, sociedad irregular o de hecho, cooperativa de trabajadores, institución privada, entidad del sector público nacional, o cualquier otro ente colectivo, que remuneren a cambio de un servicio prestado bajo relación de subordinación. Adicionalmente abarca también a aquellos que: 

• Paguen pensiones de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto.
• Contraten a un prestador de servicios.
• Contraten a un prestador de servicios – modalidad formativa.
• Realicen las aportaciones de salud, por las incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud, por mandato de una ley especial.
• Reciben, por destaque o desplazamiento, los servicios del personal de terceros. 

Trabajador: Persona natural que presta servicios a un empleador bajo relación de subordinación, sujeto a cualquier régimen laboral, cualquiera sea la modalidad del contrato de trabajo. En el caso de sector público, abarca a todo trabajador, servidor o funcionario público, bajo cualquier régimen laboral y el socio trabajador de una cooperativa de trabajadores.

Pensionista: Quien percibe pensión de jubilación, cesantía, invalidez y sobrevivencia, u otra pensión cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto.

Prestador de servicios: Personas naturales que:

• Prestan servicios a un empleador sin relación de subordinación, sujeto a cualquier régimen legal, cualquiera sea la modalidad del contrato de prestación de servicios, y que perciba o tenga derecho a percibir por sus servicios rentas que no califiquen como rentas de primera, segunda o tercera categoría de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta.
• Se encuentre incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud por mandato de una ley especial por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud.

Prestador de servicios – modalidad formativa: Persona natural que presta servicio bajo alguna de las modalidades formativas reguladas por la Ley Nº 28518 (Ley sobre modalidades formativas laborales) o cualquier otra ley especial (por ejemplo: SENATI).

Prestador de terceros: Trabajador o prestador de servicios, que sea destacado o desplazado para prestar servicios en los centros de trabajo, establecidos en unidades productivas u organización laboral de otro empleador, independientemente del hecho de que ambos mantengan un vínculo jurídico.

Derechohabiente: Son derechohabientes el cónyuge o el concubino a quienes se refiere el Artículo 326 del Código Civil, así como los hijos menores de edad o mayores incapacitados en forma total y permanente para el trabajo, siempre que no sean afiliados obligatorios del Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud. La cobertura de los hijos se inicia desde la concepción, en la atención a la madre gestante.

Planilla Electrónica (PE): Es el documento llevado a través de medios electrónicos, presentados mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra registrada la información de los trabajadores pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios – modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes.

II. Ámbito de aplicación:

Se encuentran obligados a llevar la PE y presentarla ante el MTPE, los empleadores que cumplan con alguno de los siguientes supuestos:

• Cuenten con más de tres (3) trabajadores.
• Cuente con uno (1) o más prestadores de servicios.
• Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del SNP.
• Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría.
• Tengan a su cargo artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley N° 28131.
• Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud – EPS u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley N° 26790, normas reglamentarias y complementarias.
• Hubieran suscrito con Essalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
• Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.
• Cuenten con personas naturales que presten servicios bajo alguna modalidad formativa.

La PE se considera presentada ante el MTPE en la fecha en que los empleadores la envíen a través del medio informático a la SUNAT.

III. Sobre el Libro Especial de Beneficiarios de las Modalidades Formativas:

Respecto del Libro Especial de Beneficiarios de Modalidades Formativas Laborales la obligación referida a la inscripción de los beneficiarios de las diferentes modalidades formativas mediante un libro especial y la autorización de éste por el MTPE, se considera cumplida con la presentación de la Planilla Electrónica de acuerdo a lo dispuesto en el dispositivo comentado.

IV. Sobre la aplicación de las normas reglamentarias de los empleadores de llevar planillas de pago:

El Decreto Supremo N° 001-98-TR “Normas reglamentarias relativas a la obligación de los empleadores de llevar planillas de pago” mantendrá su vigencia respecto de:

• Las disposiciones referidas a planillas en el caso de los empleadores no incluidos dentro del punto II del presente, y que cuentan con por lo menos un trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada.
• No obstante, si los empleadores a los que se refiere el párrafo anterior hubieran optado por llevar la PE, se encontrarán obligados a seguir llevando y presentado este último registro.

V. Vigencia y Derogatoria:

El dispositivo en comentario entrará en vigencia el 29 de agosto de 2007, salvo lo comentado en los punto III y IV del presente y a la obligación de llevar planillas electrónicas, que entran en vigencia el 01 de enero de 2008.

Asimismo, se establece que a partir del mes de septiembre del presente año, se publicará en el portal de la SUNAT el medio informático a través del cual se presentará la PE.

Finalmente, se deja sin efecto el Decreto Supremo N° 015-2005-TR y sus normas modificatorias, referidos al “Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios ( RTPS)”.